المساعدة في تصور وتركيز نظام إدارة الوثائق بالجامعة (الوثائق الورقية والتكنولوجية) وتنفيذ العمليات المتعلقة بإدارة البريد والمتعلقة بإدارة الوثائق الجارية والوسيطة بالتنسيق مع كافة الأقسام الإدارية بالجامعة وذلك وفقا لمتطلبات هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والمعايير الدولية.

أولا: إدارة البريد : 1. متابعة وتحديث سجل جهات التواصل. 2. متابعة وتحديث سجلات البريد الصادر والوارد للمراسلات العادية وذات الطابع السري. 3. استلام وتسجيل وتوزيع البريد الصادر والوارد بالجامعة وفق الآجال المحددة. 4. ضمان الاحتفاظ بوصولات استلام وتسليم البريد واعلام التقسيمات الإدارية بمدى وصول بريدهم المرسل. 5. حفظ نسخ من البريد وتوفيرها كل ما دعت الحاجة إلى ذلك. 6. الإلتزام باستخدام الأنظمة الإلكترونية المخصصة لإدارة البريد. ثانياً: إدارة الوثائق الجارية والوسيطة 7. فرز وثائق مكتب الرئيس ومساعدة التقسيمات الإدارية على فرز وثائقهم الجارية والوسيطة. 8. تقديم الدعم الفني في مجال إدارة الوثائق لكل التقسيمات الإدارية للجامعة ومساعدتهم، بشكل خاص، في تنظيم وثائقهم الجارية وتحويل الوثائق الوسيطة. 9. إعداد المخطط السنوي لعمليات التحويل والعمل على تنفيذه مع مختلف التقسيمات الإدارية بالجامعة. 10. استلام الوثائق المحولة وحفظها طيلة المدد المحددة بجداول مدد الإستبقاء. 11. اقتراح ترحيل الوثائق أو اتلافها وفق الإجراءات المحددة بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. 12. متابعة ظروف الحفظ وأمن الوثائق بمقر حفظ الوثائق الوسيطة. 13. ترفيف الوثائق الوثائق المحوّلة وضمان استرجاعها عند الحاجة. 14. المساعدة في إعداد وتحديث أدوات العمل الأرشيفية والسياسات المتعلقة بإدارة البريد وإدارة الوثائق. 15. المساعدة في تصور وتنفيذ المنظومة الإلكترونية لإدارة وثائق الجامعة والعمل على تقييمها وتطويرها لاحقا. 16. متابعة تنفيذ وتطبيق برنامج إدارة الوثائق في كل التقسيمات الإدارية بالجامعة. ثالثاً: أعمال إدارية وتنظيمية 17. المشاركة الفعّالة في إعداد وتقديم ورشات وتنظيم فعاليات حول إدارة الوثائق ونشر ثقافة الأرشفة بالجامعة ومجتمعها . 18. المشاركة في تقييم أداء قسم البريد والوثائق وتقديم مقترحات لتحسين طرق العمل. 19. المساعدة في إعداد التقارير الدورية حول نشاط قسم البريد والوثائق. 20. تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة يكلف بها من قبل رئيس القسم.

يفضل من لدية خبرة عملية في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات أو الإدارة.

1. معرفة جيّدة في مجال تقنية المعلومات: ميكروسوفت أفس، قواعد البيانات وتطبيقات الويب ... 2. القدرة على التخطيط، التنظيم وإدارة أولويات العمل بفعالية. 3. القدرة على العمل على أنشطة مختلفة وإدارة المهام المتعددة في نفس الوقت بطريقة فعّالة وفي الوقت المحدد. 4. التمكن من القوانين واللوائح ومختلف الأدلة الفنية المنشأة من طرف هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالإضافة إلى المواصفات الدولية في مجال إدارة الوثائق. 5. القدرة على إدارة المواعيد المتداخلة. 6. القدرة على الحفاظ على سرية المعلومات وحمايتها. 7. يفضل إجادة اللغة الإنجليزية والعربية.

البكالوريوس في إدارة الوثائق والمحفوظات من جامعة معتمدة